기안서 품의서 작성방법 양식 다운로드

회사에 처음 입사한 후, 정말 많은 것들을 배우지만 그중 가장 먼저 배우는 것이 있다면 품의서나 기안서 등을 작성하는 거라고 생각되는데요. 업무를 맡고 그 업무가 진행되려면 상급자에게 항상 보고를 해야 하는데 무작정 보고하겠다고 하면 안 되겠죠? 그래서 오늘은 사회 초년생 및 직장인들을 위해 품의서와 기안서 잘 쓰는 방법(양식 첨부)을 알아보겠습니다.

 

 

기안서와 품의서

 

 기안서

 

● 안건이나 기획안을 제시해 허락을 맡는 절차

 

기안서는 제시한다고 생각하시면 되는데요, 예를 들어 회사 사무실을 이사하려고 하는데 그와 관련된 전반적인 사항을 작성해서 의사결정을 요청하시는 것입니다. 기안서를 작성하실 땐 정확성, 신속성, 용이성, 경제성 등을 고려하셔야 합니다.

 

 품의서

 

● 기안서를 근거로 구체적인 자금 집행 등을 포함한 내용을 작성

 

품의서는 특정 사안에 관련해서 승인해 줄 것을 요청하는 문서입니다. 앞서 기안서에서 회사 사무실 이사를 위한 전반적인 내용에 대해 작성했다면 품의서는 그와 관련된 더 구체적인 내용을 작성하시면 되는데요, 예를 들어 인테리어 업체 선정 및 비용이나 관련 장비 구입 등을 생각하시면 됩니다.

 

※  양식 첨부합니다. 제가 사용하는 양식인데 회사에 따라서 변경해서 사용하면 됩니다.

 

기안문.hwp

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품의서.xlsx

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기안서와 품의서 작성방법

 

 기안서와 품의서를 잘 작성하려면

 

1. 육하원칙(5W1H)으로 내용 정리하기

2. 제목은 명확하게 설정하기

3. 숫자나 금액이 포함되는 것은 표로 정리하기

4. 보고자의 제안 및 의견 제시하기

 

기안서와 품의서를 잘 작성하는 가장 좋은 방법은 스토리텔링과 5W1H 원칙을 이용하는 것인데요. 나의 논리를 논리 정연하게 정리해서 보여주어야 상급자도 반려할 이유가 없어집니다.

그다음으로 중요한 것은 제목인데요, 문서 제목만 보더라도 상급자가 어떤 내용인지 파악할 수 있어야 하고 숫자나 금액도 표로 깔끔하게 작성해야 가독성이 높아집니다.

이 외에 다양한 의견이 있다면 가장 이익이 되는 안을 적어주고 이유를 적어주거나 첨부해야 할 문서가 있다면 해당 문서를 함께 첨부해 두면 설득력 있는 기안서, 품의서가 됩니다.

 

 품의서 예시

 

 

① 작성자 : 본인의 소속부서와 직급 성명, 작성일을 기입합니다.

② 제목 : 품의할 사항에 대한 기재입니다.

③ 품의내역 : 품의할 사항에 대한 구체적인 내역을 표시합니다.

④ 품의사유 : 근거나 사유에 대해서 제시합니다.

⑤ 비용 : 필요한 비용이나 견적을 제시합니다.

⑥ 결재 : 결재권자의 결재를 통해 품의합니다.

 

 

기안서와 품의서의 용어

 

기안서와 품의서에는 다양한 용어가 존재합니다. 

● 결재 : 결재권한이 있는 승인권자가 직접 승인

● 전결 : 최종 결재자가 차하위자에게 결재권 위임

● 후결 : 결재권자가 부재주일 때 업무 상 급하게 진행해야 할 건은 선진행 후결재 하는 것

● 협조 : 해당 문서가 다른 부서와의 협조가 필요한 경우

● 합의 : 직접 부서가 아닌 간접부서와 합의가 필요한 경우

● 참조 : 관련 사람들에게 알려주는 것으로 보기만 가능

 

 

이제 갓 회사에 입사한 사회 초년생, 직장 생활을 좀 했지만 아직도 헷갈렸던 분들을 위해 기안서/품의서 작성하는 방법과 용어 설명까지 하였습니다. 이 글이 많은 도움이 되었길 바랍니다.

 

 

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